Regulativ betreffend das Kassa- und Rechnungswesen des eidgenössischen Hengsten- und Fohlendepots. (Vom 30. Oktober 1900.) Der schweizerische Bundesrat, auf den Antrag seines Landwirtschaftsdepartements, beschließt: I. Kassaverwaltung. Art. 1. Die Kassa des Hengsten- und Fohlendepots wird unter Aufsicht des Direktors des Depots von einem Rechnungsführer verwaltet. Art. 2. Für getreue Ausführung seiner Obliegenheiten leistet der Rechnungsführer dem Bunde eine Amtsbürgschaft von Fr. 10,000, bestehend in Personal- oder Realkaution, welche vom eidgenössischen Finanzdepartement in Verwahrung zu nehmen ist. Art. 3. Alle Gelder, welche das Hengsten- und Fohlendepot zu vereinnahmen hat, sind an den Rechnungsführer abzuliefern, von demselben in den Kassaschrank zu legen und so darin aufzubewahren, daß eine Nachzählung zu jeder Zeit leicht möglich ist. Für jeden in die Kasse fließenden Betrag ist eine Quittung auszustellen, welche einem fortlaufend numerierten Souchenbuche zu entheben ist. Im Souchenbuche muß der Geldbetrag, die Benennung der zahlenden Person, die Angabe der Budgetrubrik, für welche Zahlung geleistet wird, und das Datum ers chtlich sein. Überdies ist für Pferdeund Düngerversteigerungen ein Steigerungsverbalbuch anzulegen. Die Steigerungsverbale sind in zwei Doppeln auszufertigen und vom Käufer unterzeichnen zu lassen. Eines derselben ist der monatlichen Kassarechnung beizulegen, das andere behält der Käufer und dient demselben zugleich als Quittung. Das Steigerungsverbalbuch bleibt im Besitze des Rechnungsführers. Art. 4. Der Rechnungsführer besitzt einzig die Schlüssel zum Kassaschrank und verwahrt dieselben. Art. 5. Alle Ausgaben, welche der Rechnungsführer für das Hengsten- und Fohlendepot macht, müssen sich auf ein vom Direktor visiertes Beleg stützen. Vor der Auszahlung ist das Beleg arithmetisch zu prüfen und zu paraphieren. Art. 6. Je einmal per Quartal nimmt der Direktor eine Kassauntersuchung vor, welche sich nicht nur auf den Barbestand, sondern auch auf die Bücher und Belege ausdehnen soll. Bereits verausgabte Gelder müssen durch Quittungen oder durch das Postbescheinigungsbuch ausgewiesen sein. Unregelmäßigkeiten in der Kassa- und Bücherführung hat der Direktor sofort dem Landwirtschaftsdepartement anzuzeigen. Kassa- und Bücherführung des Depots wird jährlich mindestens einmal von einem Beamten des Landwirtschaftsdepartements verifiziert. Ein Protokoll über das Resultat dieser Verifikationen ist dem eidgenössischen Landwirtschaftsdepartement zur Kenntnisnahme und nachheriger Weitergabe an die Finanzkontrolle einzusenden. Art. 7. Der Rechnungsführer bezieht die nötigen Gelder nach Maßgabe der Bedürfnisse. Die daherigen Geldgesuche sind, mit dem Visum des Direktors versehen, unter Angabe des summarischen Verwendungsnachweises an das Landwirtschaftsdepartement zu richten, welches die Anweisungen auf die Bundeskasse ausstellt. Geldgesuche sind wenigstens vier Tage vor Bedarf einzusenden. Art. 8. Um jederzeit eine klare Übersicht über den Stand der Kredite zu haben, sind alle Ausgabenrechnungen beförderlichst zu begleichen. II. Buchführung. Art. 9. An Büchern hat der Rechnungsführer zu führen: 1. ein Rubrikenkassabuch; 2. ein Repräsentanzenbuch; 3. ein Debitorenbuch : 4. ein Fakturenbuch; 5. ein Hauptbuch; 6. ein Inventarbuch; 7. eine Fouragekontrolle; 8. die Personalkontrolle und die Pferdekontrollen. Allfällige weitere Hülfsbücher bestimmt er selbst. Art. 10. Das Rubrikenkassabuch zerfällt in die zwei Hauptabschnitte Einnahmen" und Ausgaben". Jeder dieser Abschnitte ist mit den dem Budget entsprechenden Rubriken und Unterrubriken, nebst je einer solchen für die Totalbeträge zu versehen. In dieses Buch ist jede Einnahme und jede Ausgabe, welche der Rechnungsführer macht, mit Ausnahme der vorübergehenden Kassarepräsentanzen, sofort in chronologischer Reihenfolge und die Beträge in der zutreffenden Rubrik einzutragen, so daß ein Abschluß und die Ermittlung des Kassasoll bestandes jederzeit vorgenommen werden kann. Ein regelmäßiger Abschluß des Rubrikenkassabuches findet je am Ende eines Monats statt, unter Vortrag des Kassasaldos auf den folgenden Monat. Art. 11. Im Repräsentanzenbuch sind alle diejenigen Beträge in Ausgabe zu stellen, welche vorschußweise ausgegeben wurden oder noch nicht liquidationsfähig sind, wie ausnahmsweise Vorschüsse für Reiseauslagen an die Angestellten etc. Kommen solche Beträge dann definitiv zur Verrechnung oder wieder zur Rückerstattung, so sind sie im Repräsentanzenbuch in Einnahme zu bringen. Art. 12. Um über alle entstehenden Forderungen des Depots gegenüber Drittpersonen eine übersichtliche Kontrolle ausüben zu können, hat der Rechnungsführer ein besonderes Buch (Debitorenbuch) zu führen. In dasselbe sind sämtliche ausgestellten Fakturen zu kopieren, die Beträge derselben in die Rubrik „Soll", bei erfolgter Zahlung der Fakturen in die Rubrik „Haben“ einzutragen und dabei das Datum der Zahlung anzugeben. Art. 13. Alle eingehenden Fakturen und selbsterstellten Aktenstücke, welche den Monatsrechnungen als Ausgaben belege beigegeben werden müssen, sind, unter Angabe des Datums, des Rechnungsstellers und dessen Domizil, textuell in das Fakturenbuch einzutragen. Bei den Besoldungslisten, den Löhnungslisten und dergleichen sonst schon in die Hülfsbücher eingetragenen oder kopierten Belegen kann diese Eintragung in gedrängter Weise geschehen. In besonderen Rubriken wird auf das einschlägige Folio des Rubrikenkassabuches, woselbst der Posten verausgabt ist, verwiesen und im Fernern die Belegnummer eingezeichnet. Das Fakturenbuch ist mit einem Register zu versehen, um das leichte und schnelle Auffinden der Rechnungssteller zu erleichtern. Art. 14. Aus dem Kassarubrikenbuch sind die monatlichen Additionen in das Hauptbuch überzutragen. Damit im Hauptbuch der Stand der Kredite zu jeder Zeit klar und deutlich dargestellt werden kann, ist am Kopf der Geldkolonne der bewilligte Kredit mit roter Tinte anzugeben. Der Rechnungsführer wacht darüber, daß die Budgetansätze nicht überschritten werden. Vorkommenden Falls holt er beim Direktor diesbezügliche Weisung ein. Art. 15. Das Inventarbuch soll die genaue Kontrolle über den Zuwachs und Abgang des Inventars nach Maßgabe der jeweilen in Kraft bestehenden Inventarverordnung enthalten. In demselben haben sämtliche Inventargegenstände, nach Kategorien ausgeschieden, zu figurieren. Das Inventarbuch wird je auf Ende des Budgetjahres abgeschlossen und vorgetragen. Art. 16. In der Fouragekontrolle werden die Bezüge von Fourage in Eingang, der tägliche Verbrauch in Ausgang gebracht. Dabei ist das Gewicht in Kilos anzugeben. Jeden Monat hat ein Abschluß stattzufinden. |